FAQ

Hier geht es zu Tutorials und Hilfestellungen bei der Antragstellung!

1. FRAGEN ZU DEN ANTRAGSBEDINGUNGEN

Nach Ziffer 3.2 der Fördergrundsätze ist Veranstalter*in, wer für die Aufführung, Vorführung oder Wiedergabe sowohl die inhaltliche, organisatorische als auch finanzielle Hauptverantwortung trägt. Somit können sowohl örtliche Veranstalter*innen als auch Tourneeveranstalter*innen antragsberechtigt sein, sofern sie die Hauptverantwortung sowie das wirtschaftliche Risiko für ihren Leistungsanteil tragen. Um dies in der jeweiligen Kategorie nachweisen zu können, werden mindestens zwei Angaben von dem*der Antragsteller*in benötigt (bei Kategorie 1 und 5 sind allerdings alle Angaben verpflichtend):
  1. Anzahl der verkauften Eintrittskarten oder Besucher*innen,
  2. Anzahl von Live-Kulturveranstaltungen oder Festivals pro Jahr / Spielzeit und/oder
  3. Umsatz aus Kulturveranstaltungen
Die Vorlagen für die zu erbringenden Nachweise finden Sie in unserem Downloadbereich.

Eine Veranstaltung kann mehrere Verantwortungsbereiche haben. Für jeden Verantwortungsbereich kann ein eigener Antrag gestellt werden. Das bedeutet, dass es in den Anträgen keine Überschneidungen von Fördergegenständen geben darf.
Jedes beantragte Projekt steht für sich, wie zum Beispiel:

  1. Antrag eines*er Tourneeveranstalters*in für die Produktion/Präsentation einer Veranstaltung/Tournee mit Künstler*in A, B, C;
  2. Antrag eines*er örtlichen Veranstalters*in für die sichere Durchführung einer Veranstaltung/Organisation vor Ort mit Künstler*in A, B, C, D, E, F, G.

So dürfen z.B. die Künstlergagen nicht in beiden Anträgen zur Förderung beantragt werden.

Antragsberechtigt sind rechtsfähige juristische Personen und gewerbetreibende Einzelunternehmer*innen mit Sitz in Deutschland, die eine ordnungsgemäße Geschäftsführung gewährleisten und in der Lage sind, die Verwendung der Fördermittel bestimmungsgemäß nachzuweisen.

Folgende Nachweise aus den Jahren 2018 und 2019 bzw. den Spielzeiten 2017/2018 und 2018/2019 werden benötigt:

  • eine ordnungsgemäße Geschäftsführung und wirtschaftliche Tätigkeit der Jahre 2018 und 2019 (BWA, EÜR, Jahresabschlussbericht eines Wirtschaftsprüfers, Umsatzauskunft des Steuerberaters oder ähnliches)
  • keine wesentliche öffentliche Finanzierung, d.h. dass für die Grundfinanzierung des Geschäftsbetriebsdurchschnittlich nicht mehr als insgesamt 50 % öffentliche Mittel erhalten worden 
  • verkaufte Tickets/Anzahl der Besucher*innen z.B. anhand einer Gesamtübersicht diverser Verkaufssysteme, das Ticketing oder die BWA, aus denen in Summe der Schwellenwert der erforderlichen Ticketverkäufe für die jeweilige Kategorie hervorgehen, mindestens aber eine Anzahl von durchschnittlich 1188 verkauften Tickets oder Besucher*innen. Tourneeveranstalter*innen müssen ggf. mit Veranstaltungsverträgen ihre Beteiligung nachweisen.
  • Anzahl der durchgeführten Veranstaltungen oder Festivals über die im Downloadbereich der DTHG zur Verfügung gestellten Vorlage „Auflistung Live-Kulturveranstaltungen“.
  • Umsatz aus Kulturveranstaltungen: Der gesamte selbsterwirtschaftete Umsatz aus Kulturveranstaltungen des*der jeweiligen Antragsstellers*in zählt.

In diesem Fall werden folgende Nachweise benötigt:

  • eine ordnungsgemäße Geschäftsführung und wirtschaftliche Tätigkeit (BWA, EÜR, 
Testat/Bestätigung eines*einer Wirtschaftsprüfers*in/Steuerberaters*in bzw. Jahresabschlussberichte, EÜR o.ä.)
  • keine wesentliche öffentliche Finanzierung, d.h. dass für die Grundfinanzierung des Geschäftsbetriebs durchschnittlich nicht mehr als insgesamt 50 % öffentliche Mittel erhalten worden
  • Nachweis über mindestens 400 verkaufte Tickets (oder Zuschauer*innen) aus Kulturveranstaltungen
  • Nachweis über mindestens zwei durchgeführte Live-Veranstaltungen oder Festivals
  • Anzahl der durchgeführten Veranstaltungen oder Festivals über die im Downloadbereich der DTHG zu Verfügung gestellten Vorlage „Auflistung Live-Kulturveranstaltungen“ (mindestens 2 Veranstaltungen).
Ja, ein zweiter Antrag für eine weitere Fördermaßnahme kann in der neuen Förderrunde gestellt werden, sofern sich die Fördergegenstände nicht überschneiden.
Anträge von Antragstellenden, die bisher noch keine Förderung durch das NEUSTART KULTUR-Programm für Live-Kulturveranstaltungen – Wort, Varieté und Kleinkunst erhalten haben, werden vorrangig und entsprechend der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet und beschieden.

Festivals im Sinne dieser Fördergrundsätze werden definiert als mehrere Veranstaltungen

  • die ein Gesamtprogramm unter einer thematisch gebundenen Klammer umsetzen und
  • deren überwiegender Programmteil dem Bereich Wort, Varieté und Kleinkunst zuzuordnen sind und
  • die entweder in einem Zeitraum von bis zu sieben Tagen mit mindestens drei unterschiedliche Live Darbietungen oder
  • über einen klar definierten Zeitraum von maximal vier Monaten mit mindestens zehn unterschiedlichen Live Darbietungen stattfinden.

Antragsteller*innen dürfen nicht überwiegend öffentlich finanziert sein, d.h., dass sie für die Grundfinanzierung ihres Geschäftsbetriebs im Durchschnitt in den Kalender- oder Wirtschaftsjahren 2018 und 2019 (Kategorie 1 – 4) oder seit 2019 (Kategorie 5) nicht mehr als 50 Prozent öffentliche Mittel erhalten haben. Hierzu zählen finanzielle Mittel, aber auch unbare Leistungen wie kostenfreie Überlassung von Räumlichkeiten oder Personal. Öffentliche Mittel, welche durch (private) Dritte ausgereicht werden, zählen ebenfalls dazu (z.B. wenn eine Zuwendung nicht direkt von Bund und Ländern, sondern über Dritte weitergereicht wird). Nicht regelmäßige Projektförderungen beispielsweise für Programm/Programmarbeit zählen nicht zur Grundfinanzierung.

Im Rahmen des Antragsverfahrens kann ein von einem*r Steuerberater*in bzw. Wirtschaftsprüfer*in ausgestelltes Testat über die Höhe der öffentlichen Fördermittel von der DTHG angefordert werden.

Der selbsterwirtschaftete Umsatz aus Kulturveranstaltungen im Inland setzt sich zusammen aus Ticketerlösen, Gastronomie, Merchandise usw. Er ist dementsprechend zu belegen (BWA, EÜR, Jahresabschlussbericht eines*einer Wirtschaftprüfers*in, Umsatzauskunft des/der Steuerberaters*in o.ä.)

Zu Kulturveranstaltungen zählen keine Märkte mit Verkaufsangeboten (zusätzliche Flohmärkte) sowie Sportereignisse, Bildungsveranstaltungen usw.

Um die Kategorie zu ermitteln, nutzen Sie bitte den Kategorierechner auf unserer Website. Hier tragen Sie untenstehende Kenndaten für den Zeitraum 2018 und 2019 (bzw. Spielzeiten 2017/18 und 2018/2019 (Kategorie 1 – 4) oder seit 2019 (Kategorie 5) ein.

  • Anzahl der veranstalteten Live-Kulturveranstaltungen oder Festivals (Wort, Varieté und Kleinkunst)
  • verkaufte Tickets/Anzahl der Besucher*innen
  • Umsatz aus Kulturveranstaltungen im Inland (Ticketerlöse, Gastronomie, Merchandise usw., der Umsatz ist dementsprechend zu belegen) ein

Für Kategorie 1 sind alle Angaben maßgeblich. Bei Kategorie 2 bis 4 müssen nur bei 2 von 3 Kriterien Angaben gemacht werden. Für das Kriterium, das nicht berücksichtigt werden soll, muss eine „0“ an die entsprechende Stelle eingetragen werden.

Mittel von anderen öffentlichen Zuwendungsgeber*innen für das zur Förderung beantragte Projekt sind zulässig und wünschenswert. Diese Mittel sind komplementär, also ergänzend zur hier beantragten Förderung einzubringen.
Das Programm tritt nicht für Leistungen ein, die im Rahmen der staatlichen Hilfsmaßnahmen des Bundes und der Länder zur Bewältigung der COVID-19-Pandemie in Anspruch genommen werden können. Hier sind die Förderungen bei den entsprechenden Stellen zu beantragen.
Wenn Sie aus anderen Förderprogrammen des Bundes Fördermittel in Anspruch nehmen, müssen die jeweiligen Förderungen deutlich unterscheidbaren Zwecken dienen und voneinander abgrenzbar sein. Grundsätzlich gilt, dass Maßnahmen, die durch andere aktuelle Corona-Hilfsmaßnahmen des Bundes und der Länder abgedeckt werden können, nicht förderfähig sind.
Nachfolgend einige Beispiele (keine abschließende Darstellung):

  • BMWi-Programm und NEUSTART KULTUR (Live-Kulturveranstaltungen – Wort, Varieté und Kleinkunst)

Veranstalter*innen, die über das Hilfsprogramm des BMWi Förderung erhalten, können grundsätzlich auch einen Antrag auf Förderung bei NEUSTART KULTUR stellen. Bitte beachten Sie hier, dass das BMWi-Programm „Überbrückungshilfe für kleine und mittelständische Unternehmen“ betriebliche Fixkosten (Miete, Elektrizität, Wasser usw.) abdeckt, wogegen in unserem Programm die variablen Projektkosten im Wege einer Projektförderung unterstützt werden.

  • Andere Programmteile des NEUSTART KULTUR-Pakets und NEUSTART KULTUR (Live-Kulturveranstaltungen – Wort, Varieté und Kleinkunst)

Kombinationen mit Fördergeldern von anderen Programmteilen des NEUSTART KULTUR-Pakets sind für die gleiche Maßnahme nicht möglich. Hier sind die Förderungen bei den entsprechenden Stellen zu beantragen.

Jede*r Antragssteller*in ist für das vorliegende Programm zunächst nur einmal antragsberechtigt. Ein zweiter Antrag für eine weitere Fördermaßnahme kann in einer ggf. erneuten Förderrunde gestellt werden. Der Antrag kann sich jedoch auf mehrere Einzelveranstaltungen erstrecken, insofern diese nicht bereits durch ein anderes Neustart Kultur-Förderprogramm gefördert wurden. 

Nein, Betreiber*innen von festen Spielstätten sind nicht antragsberechtigt. Das gilt ebenso für Betreiber*innen sogenannter „Fliegender Bauten“ (z.B. Zelte), die eigene Live-Kulturveranstaltungen durchführen.
Antragsberechtigt sind jedoch Veranstalter*innen von Live-Kulturveranstaltungen und Festivals in den Bereichen Wort, Varieté und Kleinkunst, die außerhalb etwaiger eigener Räumlichkeiten stattfinden, sofern die sonstigen Kriterien (insbesondere in den letzten Jahren schon durchgeführte Veranstaltungen) vorliegen.

Für Einzelpersonen gilt der Nachweis des Lebensmittelpunktes. Das ist in der Regel der Hauptwohnsitz.

Nur Firmen mit Sitz in Deutschland sind antragsberechtigt.

Wenn Kosten für Veranstaltungen bereits erstattet worden sind, sind diese nicht erneut förderfähig.

2. FRAGEN ZUM FÖRDERGEGENSTAND

Das Programm zielt darauf ab, Veranstalter*innen zu ermutigen, wieder von Wort, Varieté und Kleinkunst geprägte Live-Kulturveranstaltungen und Festivals zur Aufführung zu bringen. Mit der Sicherung des kulturwirtschaftlichen Fortbestands von diesen Live-Kulturveranstaltungen wird die Arbeit von Künstler*innen gestärkt und sichtbar gemacht. Damit wird die dringend notwendige Wiedergewinnung eines vielfältigen kulturellen Liveangebots und gleichzeitig die Beschäftigungs- und Erwerbsperspektive für Kulturschaffende sowie Künstler*innen gewährleistet.  
Es soll die Entwicklung von Programmen, Projekten und Festivals unterstützen, die einen Beitrag zur Bewältigung der Corona-Krise in der Kulturlandschaft leisten und die Zukunftsfähigkeit der Kulturveranstaltungsbranche in Deutschland sichern. Neben der Programmplanung zur Wiedergewinnung eines vielfältigen kulturellen Liveangebots in den Metropolen und dem ländlichen Raum und Maßnahmen zur Wiedergewinnung des Publikums stehen auch Formate der Nachwuchsförderung, Professionalisierung oder Vernetzung im Fokus. Auch können Maßnahmen zur Entwicklung alternativer „pandemiegerechter“ Kulturerlebnismodelle (bspw. Modifikationen der Veranstaltungsformen, Transformationen in den digitalen Raum) ebenso wie nachhaltige oder barrierefreie Formate gefördert werden.  

Die Förderung erfolgt als einmalige Projektförderung, also als nicht rückzahlbarer Zuschuss im Wege einer Festbetragsfinanzierung. Mit Blick auf die aktuelle Situation kann ein Schwerpunkt auch auf der Programmplanung bis einschließlich 2023 liegen. Gleichwohl sind nur kassenmäßige Ausgaben bis zum 31.12.2022 zuwendungsfähig.
Ein Projekt kann z.B. die Programmplanung sein (von der Planung über das künstlerische Booking, die Öffentlichkeitsarbeit bis zur Umsetzung und Durchführung der Veranstaltungen) – ebenso wie die Entwicklung eines (neuen) Formats. Weitere förderfähige Schwerpunkte finden Sie in den Fördergrundsätzen. Es können mehrere der genannten Maßnahmen in einem Projekt gebündelt werden.
Projekte dürfen im Rahmen dieser Förderung noch nicht begonnen haben, bevor ein Fördervertrag mit der DTHG abgeschlossen wurde. Ausnahmen dafür entnehmen Sie bitte der Nr. 5.4 der Fördergrundsätze sowie den nachfolgenden Ausführungen zum förderunschädlichen vorzeitigen Vorhabenbeginn. Kosten aus der Vergangenheit insbesondere Schulden oder Ausfallgagen sind nicht förderfähig. Alle Ausgaben sollen grundsätzlich im Sinne der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit erfolgen.

Keine Veranstaltungen im Sinne dieses Programms sind Veranstaltungen der Brauchtumspflege, Charity-, Bildungs- und/oder Sportveranstaltungen sowie Werbeveranstaltungen, bei denen der Schwerpunkt der Darbietung nicht in der kreativen Vermittlung von Kunst und Künsten liegt. Sogenannte Stadtteilfeste oder Volksfeste und Wettbewerbe fallen ebenfalls nicht hierunter. Ausgeschlossen sind auch Veranstaltungen, die primär als TV-Format konzipiert und produziert werden. Ausgeschlossen von diesem Programm sind schließlich Veranstaltungen, bei denen Live-Musik im Vordergrund steht (Konzerte).

Grundsätzlich gilt die künstlerische Freiheit bei der Gestaltung des Programms. Veranstaltungen, die jedoch verfassungsfeindliche, gesetzeswidrige oder strafbare Inhalte verbreiten und etwa gewaltverherrlichende Schwerpunkte in ihrer inhaltlichen Programmplanung setzen, sind von der Förderung ausgeschlossen.

  • Grundsätzlich gilt, dass mit einem Projekt noch nicht begonnen worden sein darf. Als Vorhabenbeginn gilt grundsätzlich ein erfolgter Fördervertragsschluss mit der DTHG. Es kann jedoch ein Antrag auf einen „förderunschädlichen vorzeitigen Vorhabenbeginn“ gestellt werden (ein entsprechendes Feld ist im Antragsformular enthalten).
  • Die Genehmigung eines förderunschädlichen vorzeitigen Vorhabenbeginns ermöglicht es den Antragsteller*innen, wichtige erste Schritte für das Projekt zu gehen, noch bevor sie eine Förderzusage erhalten und einen Fördervertrag mit der DTHG abgeschlossen haben.
  • Ein förderunschädlicher vorzeitiger Vorhabenbeginn ist dann sinnvoll, wenn durch längeres Warten bestimmte Angebote verfallen oder die geplanten Maßnahmen teurer oder gar nicht mehr wie geplant umzusetzen sind.
  • Sofern für eine pandemiebedingt abgesagte Veranstaltung Eintrittskarten sowie Verträge für Veranstaltungsorte, Dienstleistungen (Backline, Licht, Ton usw.) für die konkret beantragte Veranstaltung verlängert oder angepasst wurden, gilt dies nicht als Beginn der Maßnahme in diesem Sinne. Bei Veranstaltungen, die ab dem 15. März 2020 (Beginn Lockdown), geplant und konzipiert wurden und für die bereits Lieferungs- und Leistungsverträge abgeschlossen worden sind, gilt dies nicht als Beginn der Maßnahme in diesem Sinne.
  • Das beantragte Datum für den förderunschädlichen vorzeitigen Vorhabenbeginn richtet sich nach den folgenden Rahmenbedingungen:
    • für neue Vorhaben, die nach dem 15. März 2020 konzipiert wurden, gilt für den förderunschädlichen vorzeitigen Vorhabenbeginn frühestens der Tag der Antragstellung als Projektbeginn;
    • für Projekte, die pandemiebedingt abgesagt und ab dem 15. März 2020 umgeplant worden sind (die Verträge müssen pandemiebedingt angepasst worden sein  und entsprechende Änderungsverträge der DTHG auf Verlangen vorgelegt werden), ist der Vorhabenbeginn ab diesem Zeitpunkt zu setzen (=Leistungszeitraum).
  • Erst wenn eine Genehmigung für den vorzeitigen Vorhabenbeginn erteilt wurde, können Ausgaben für das Projekt geleistet werden, die im Falle einer Förderzusage förderfähig sind.
  • Die Genehmigung des vorzeitigen Vorhabenbeginns stellt jedoch keine vorweggenommene Förderzusage dar und bindet die DTHG nicht, später einen Fördervertrag abzuschließen. Das finanzielle Risiko für diese Maßnahmen tragen die Antragsteller*innen deshalb bis zu einem eventuellen Abschluss des Fördervertrags mit der DTHG selbst.

Grundsätzlich gilt, dass nur projektbezogene Personalausgaben förderfähig sind. Laufende nicht-projektbezogene Sach- und Personalausgaben sind von der Förderung ausgeschlossen. Sofern nachweislich die Kurzarbeit des Personals zur Programmumsetzung beendet wird, kann dies den Projektausgaben zugerechnet werden, wenn das Personal für das Projekt tätig wird. Wenn Sie bei diesem Programm Personalausgaben für Ihre Beschäftigten beantragen möchten, beachten Sie bitte Folgendes: Sie dürfen Ihre Beschäftigten nicht besserstellen als vergleichbare Bundesbedienstete. Höhere Entgelte als nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) sowie sonstige über- und außertarifliche Leistungen dürfen nicht gewährt werden.

Personalausgaben können voll oder anteilig angerechnet werden, insofern ein klarer Projektbezug besteht: Zwischen dem Arbeitsbereich der jeweils angestellten Person und der Projektdurchführung muss eine eindeutige inhaltliche Verbindung erkennbar sein. Darüber hinaus muss die Anzahl der Stunden, die die Person insgesamt für das Projekt benötigt, ebenso wie der Stundenlohn plausibel im Finanzierungsplan dargestellt sein, z.B. technische Aushilfen für eine Veranstaltung mit 30 Stunden zu kalkulieren, wird ebenso zu Nachfragen seitens der Prüfer*innen führen wie ein Stundenlohn von 100 Euro je Aushilfe. Grundsätzlich dürfen keine Gehälter gezahlt werden, die über den Tarifen des öffentlichen Dienstes liegen.
Unter die Personalausgaben fallen generell alle Ausgaben für feste Anstellungsverhältnisse, einschließlich der Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeberbrutto). Dies gilt auch für Minijobber. Abweichungen von den kalkulierten Personalausgaben, die sich erst durch die Projektdurchführung zeigen, können auch nach Abschluss des Fördervertrags mit Genehmigung der DTHG angepasst werden.
Alle freien Mitarbeiter*innen sowie Mitarbeiter*innen mit Werkverträgen und allgemeine Ausgaben für Honorare (und Gagen) sind nicht unter den Personalkosten anzurechnen, sondern unter den Sachkosten.

Hier sind Ausgaben gemeint, welche glaubhaft im Prozess der Konzeption, Planung und Durchführung eines Projekts (z.B. der Programmplanung bis zum 31.12.22) anfallen. Hierzu zählen auch anteilig laufende Kosten, sofern diese sinnvoll auf das Projekt bezogen werden können und entsprechend ihres Bedarfs für das Projekt berechnet werden. Beispiel: Im geförderten Projekt wird ein Büro für vier Tage eines Monats benötigt. Es kann dann die monatliche Miete in einem Anteil von 4/30 bzw. 4/31 (oder jährliche Miete im Verhältnis 4/352) geltend gemacht werden. Ausnahme bilden hier der sogenannte Unternehmerlohn und Ausgaben für Baumaßnahmen. Sie können nicht gefördert werden. Sach- und Personalkosten sowie laufende Kosten, die nicht projektbezogen sind, können ebenfalls nicht geltend gemacht werden.

Ein selbst ausgezahlter Unternehmerlohn ist nicht förderfähig. Für Unternehmer*innen, die einen Großteil der Aufgaben für Veranstaltungen selbst übernehmen, gibt es folgende Möglichkeit: Unternehmer*innen können externe Personen beauftragen oder anstellen und die Honorare oder Löhne als förderfähige Ausgaben beantragen – damit gewinnen sie Arbeitskraft und Ressourcen.

Ja, der Lohn eines*einer festangestellten Geschäftsführer*in kann anteilig von diesem Programm gefördert werden. Der*die Geschäftsführer*in kann seine*ihre Arbeit anrechnen lassen, solange diese projektbezogen ist und ordnungsgemäß nachgewiesen werden kann (z.B. durch Stundenzettel/Stundennachweise). In diesem Förderprogramm ist die Höchstgrenze für das zu fördernde Gehalt eines*einer festangestellten Geschäftsführer*in auf einen Betrag in Höhe von max. 60.000 Euro (zzgl. Arbeitgeberanteil in Höhe von bis zu 16 TEUR) p.a. festgelegt.

Angestellte Geschäftsführer*innen sind nur förderfähig, wenn sie keine Gesellschafteranteile besitzen.

Eine Vorlage zur Stundenerfassung finden Sie hier.

Zwischen dem Arbeitsbereich der jeweils angestellten Person und der Projektdurchführung muss eine eindeutige inhaltliche Verbindung erkennbar sein. Darüber hinaus muss die Anzahl der Stunden, die die Person insgesamt für das Projekt benötigt, ebenso wie der Stundenlohn plausibel im Finanzierungsplan dargestellt sein, z.B. technische Aushilfen für eine Veranstaltung mit 30 Stunden zu kalkulieren wird ebenso zu kritischen Nachfragen seitens der Prüfer*innen führen wie ein Stundenlohn von 100 Euro je Aushilfe, weil das nicht angemessen erscheint. Grundsätzlich dürfen keine Gehälter gezahlt werden, die über den Tarifen des öffentlichen Dienstes liegen.

Alle Reisen und Übernachtungen, die im Rahmen eines Projekts notwendig sind und abgerechnet werden sollen, müssen angemessen orientiert an der Höhe des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) kalkuliert und abgerechnet werden. Hier finden Sie die üblichen Sätze und Betragsgrenzen.

Die aktuelle Situation macht eine Prognose von möglichen Ticketeinnahmen und entsprechenden Split-Deals eher schwierig. Wir empfehlen daher, im Finanzierungsplan mit festen Gagen je geplantem*r Künstler*in zu kalkulieren; unabhängig von etwaigen möglichen Ticketeinnahmen oder Spenden. Wir sprechen uns für eine Mindestgage von 250 Euro und einer Höchstgrenze der Gage von 30.000 Euro aus. Diese Höchstgrenze der Gage wird nur anerkannt, wenn auch das übrige Bühnenpersonal (Bsp. Technik) im Rahmen dieser Summen bezahlt wird. Alle Gagen sollten insgesamt 50 Prozent der Gesamtkosten nicht übersteigen.

In diesem Programm „Erhalt und Stärkung der Infrastruktur für Kultur in Deutschland – Live-Kulturveranstaltungen – Wort, Varieté und Kleinkunst “ sind Investitionen bedingt förderfähig:
Es können einzelne projektbezogene Investitionen im Rahmen des Förderprogramms angerechnet werden, die notwendig sind, um ein bestimmtes Projektformat umzusetzen. Insgesamt dürfen jedoch die Mittel für diese Investitionen nicht mehr als 15 Prozent der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben ausmachen. Wichtig hierbei ist, dass sich aus der Projektbeschreibung der Grund für die Investition ergibt.
Dazu zählen auch Investitionen in Geräte, die für neue technische Präsentationsformen (z.B. Online-Streaming) benötigt werden. Auch gebrauchte Geräte können als Investition angerechnet werden, insofern sie allen anderen Kriterien entsprechen und die Zeit der Zweckbindungsfrist überdauern.
Es gilt, dass alle Ausgaben in der Projektbeschreibung nachvollziehbar sind. Die Förderung bereits getätigter oder beauftragter Investitionen ist nicht zulässig.
Nicht über dieses Programm finanziert oder co-finanziert werden folgende Investitionen:
Pandemiebedingte Investitionen, die für die Wiederaufnahme der Live-Kulturveranstaltungen insbesondere für die Umsetzung von investiven Schutzmaßnahmen sowie mit Blick auf zukunftsgerichteten Investitionen zur Stärkung der Attraktivität notwendig sind. Diese sind über das entsprechende Investitionsprogramm der Bundesregierung zu beantragen.

Inventarisierung und Zweckbindungsfrist
Als Investitionen verstehen wir Anschaffungen von technischem Equipment, welche einen Einzelwert von mehr als 800 Euro (netto) haben. Wir orientieren uns hier an der Bundeshaushaltsordnung.
Investitionen sind zu inventarisieren. Inventarisierungspflicht besteht auch nach Ende der Projektlaufzeit, entsprechende Listen können jederzeit durch die DTHG zur Ansicht eingefordert werden.
Investitionen dürfen ohne vorherige Zustimmung der DTHG (weitergehend des Bundesverwaltungsamtes (BVA)) vor Ablauf von 10 Jahren (IT-Bereich 4 Jahre) weder veräußert noch in anderer, dem Zuwendungszweck nicht entsprechender Weise, verwendet werden. Nach Ablauf der Zweckbindungsfrist kann der Gegenstand, soweit er nicht zur Fortführung der satzungsmäßigen Aufgaben benötigt wird, veräußert werden. In diesem Fall ist der Mindesterlös zu erzielen, der dem Haushalt der DTHG/BVA zuzuführen ist. Treten Umstände ein (Einstellung der Förderung, Änderung der satzungsmäßigen Aufgaben), die eine zweckentsprechende Verwendung nicht mehr ermöglichen, ist die Entscheidung der DTHG (weitergehend des BVA) zur weiteren Verwendung einzuholen. Dabei sind Zustand und geschätzter Restwert der fraglichen Gegenstände sowie ein Vorschlag zur weiteren Verwendung mitzuteilen.

Zusatzinformation zur steuerlichen Behandlung
Auszug R 6.5 II zu §6 EstG
Werden Anlagegüter mit Zuschüssen aus öffentlichen oder privaten Mitteln angeschafft oder hergestellt, hat der Stpfl. ein Wahlrecht. Er kann die Zuschüsse als Betriebseinnahmen ansetzen; in diesem Fall werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der betreffenden Wirtschaftsgüter durch die Zuschüsse nicht berührt. Er kann die Zuschüsse aber auch erfolgsneutral behandeln. In diesem Fall dürfen die Anlagegüter, für die die Zuschüsse gewährt worden sind, nur mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet werden, die der Stpfl. selbst, also ohne Berücksichtigung der Zuschüsse aufgewendet hat.
Dieser Auszug wird nur zu ihrer Information bereitgestellt und ist nicht rechtsverbindlich. Die konkrete steuerliche Behandlung der Fördermittel besprechen Sie bitte direkt mit Ihrem Steuerbüro unter Verweis auf diesen Auszug.

Nein, da Wartungs- und Reparaturausgaben dem Substanzerhalt zuzurechnen sind und nicht Ausgaben sind, die ursächlich durch das Projekt bedingt werden, sind diese Ausgaben nicht zuwendungsfähig.

Grundsätzlich können diese Veranstaltungen Teil des zu fördernden Projekts sein. Das beantragte Datum für den förderunschädlichen vorzeitigen Vorhabenbeginn richtet sich nach den folgenden Rahmenbedingungen:

  • für neue Vorhaben, die nach dem 15. März 2020 konzipiert wurden, gilt als das beantragte Datum für den förderunschädlichen vorzeitigen Vorhabenbeginn frühestens der Tag der Antragstellung;
  • für Projekte, die pandemiebedingt abgesagt und ab dem 15. März 2020 umgeplant worden sind (die Verträge müssen pandemiebedingt angepasst worden sein), ist der Vorhabenbeginn ab diesem Zeitpunkt zu setzen (=Leistungszeitraum).

Ja, Ausgaben/Zahlungen aus Verträgen für Vorhaben, die nach dem 15. März 2020 geplant und konzipiert wurden, sind förderfähig. Alle Zahlungen, die vertraglich zu leisten sind, sind förderfähig, wenn das Vorhaben/Projekt pandemiebedingt verschoben werden musste. Somit liegt der maximale Projektzeitraum zwischen dem 15.03.2020 und dem 31.12.2022. Dies stellt eine Sonderregelung bei diesem Programm dar.

TUTORIAL KOSTEN- UND FINANZIERUNGSPLAN

3. FRAGEN ZUM ANTRAGSVERFAHREN

Eine Antragsstellung ist ab dem 17. Mai 2022 Uhr, und bis zum, 27. Juni 2022, 23:59 Uhr möglich. Hier gelangen Sie zum Antragsformular.

Um die Funktionen des Antragstools im vollen Umfang nutzen zu können, empfehlen wir die Verwendung von Mozilla Firefox, Google Chrome oder Safari. Der Windows Internet Explorer wird nicht unterstützt.
Benutzer*innen eines Mac empfehlen wir die Verwendung von Mozilla Firefox, Opera oder Safari.
Sie können sich mit einer E-Mailadresse nur einmalig registrieren.

Im Antragstool werden Dateien der Typen .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .jpg, .png, .rtf und .txt (bzw. beim Ausgaben- und Finanzierungsplan und der Auflistung der Live-Kulturveranstaltungen nur .xls und .xlsx) mit einer maximalen Größe von 2 MB (bzw. 10 MB für den Monatsflyer/das Veranstaltungsprogramm) pro Datei akzeptiert.

Das Antragsverfahren läuft bei der DTHG komplett und ausschließlich digital ab. Sobald Sie einen Antrag online angelegt haben, können Sie diesen jederzeit zwischenspeichern und zu einem anderen Zeitpunkt weiterbearbeiten oder einreichen.

Alle Unterlagen für den Antrag müssen in digitaler Form eingereicht (hochgeladen) werden. Bitte senden Sie uns keine Unterlagen per Post zu.

Alle Unterlagen müssen online hochgeladen werden.
Zur nachweislichen Legitimation der Antragsberechtigung:

  • Gesellschaftsvertrag oder Vereinssatzung in jeweils aktueller Fassung oder vergleichbare Unterlagen (bspw. Errichtungsgesetz), ggf. Kopie der Personalausweise aller Gesellschafter bei einer GbR
  • Vereinsregister- bzw. Handelsregisterauszug oder vergleichbare Unterlagen (darf nicht älter als 1 Jahr sein)

Die benötigten Unterlagen ergeben sich jeweils aus der Rechtsform des*der Antragsteller*in.

  • Kosten- und Finanzierungsplan. Zur Vorlage. (Bitte beachten: Wenn das antragstellende Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt ist, können unter den einzelnen Posten im Finanzierungsplan nur die Nettobeträge geltend gemacht werden)
  • Nachweis über verkaufte Eintrittskarten (Ticketing, Jahresabschlussbericht eines*r Wirtschaftprüfers*in, BWA oder Umsatzauskunft des*r Steuerberaters*in o.ä.) aus den Jahren 2018 und 2019 oder den Spielzeiten 2017/2018 sowie 2018/2019 (Kategorie 1-4), bzw. seit 2019 (ausschließlich für Kategorie 5).
  • Nachweis über den Umsatz aus Kulturveranstaltungen (Testat/Bestätigung eines*einer Wirtschaftsprüfers*in/Steuerberaters*in bzw. Jahresabschlussberichte, EÜR o.ä.) aus den Jahren 2018 und 2019 oder die Spielzeiten 2017/2018 sowie 2018/2019 (Kategorie 1-4), bzw. seit 2019 (ausschließlich für Kategorie 5).
  • Veranstaltungsprogramm/Flyer der Veranstaltungsreihe bzw. Festivalprogramm/Festivalflyer, aus den Jahren 2018 und 2019 oder den Spielzeiten 2017/2018 sowie 2018/2019 (Kategorie 1-4), bzw. seit 2019 (ausschließlich für Kategorie 5).
  • Auflistung von Live-Kulturveranstaltungen. Zur Vorlage.
  • Auflistung von pandemiebedingt abgesagten Live-Kulturveranstaltungen. Zur Vorlage.

In der Projektbeschreibung sollten alle wichtigen Maßnahmen, die einzelnen Schritte und das Ziel des Projekts formuliert werden. Die Beschreibung sollte die im Finanzierungsplan aufgestellten Ausgaben plausibel darstellen und deutlich machen, dass das Projekt in einem oder mehreren Punkten dem Fördergegenstand des Programms entspricht. Mögliche Schwerpunkte Ihres Projekts sind unter Punkt 2 in den Fördergrundsätzen formuliert. Im Wesentlichen sollen die wichtigen W-Fragen beantwortet werden: Was soll wann mit wem/durch wen wozu und wie durchgeführt werden? Und wie viel kostet dies und wie soll es finanziert werden?
Zur zeitlichen Planung des Projekts: grundsätzlich kann das Projekt frühestens nach Abschluss eines Fördervertrags mit der DTHG beginnen und muss bis spätestens zum 31. Dezember 2022 beendet sein. Der Beginn des Projekts kann aber ggf. durch die Genehmigung eines vorzeitigen Vorhabenbeginns vorgezogen werden. Es können nur Ausgaben berücksichtigt werden, die innerhalb der Projektlaufzeit angefallen und beglichen worden sind.

Der Projektzeitraum ist der Zeitraum, den Sie für das geplante Projekt benötigen.
Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

  1. Grundsätzlich kann das Projekt frühestens nach Abschluss eines Fördervertrags mit der DTHG beginnen und muss bis spätestens 31. Dezember 2022 beendet sein.
  2. Kalkulieren Sie den Zeitraum nicht zu knapp. Sie können nur Ausgaben geltend machen und fördern lassen, die innerhalb des Projektzeitraums anfallen (das heißt Leistungsdatum, Rechnungsdatum und Zahlung müssen innerhalb dieses Zeitraums liegen). Grundsätzlich kann der Projektzeitraum die Planungsphase ebenso wie die Durchführungsphase und falls notwendig auch die Nachbereitungsphase umfassen;
  3. Das Projekt darf zum Zeitpunkt der Antragstellung noch nicht begonnen haben. Sie können jedoch einen förderunschädlichen vorzeitigen Vorhabenbeginn beantragen (siehe FAQ zum förderunschädlichen vorzeitigen Vorhabenbeginn). Mit diesem kann ihr Projekt frühestens zum Tag der Antragstellung beginnen;
  4. Das Projekt muss spätestens zum 31. Dezember 2022 beendet sein.

In diesem Förderprogramm werden prioritär jene Anträge behandelt, die in der ersten Förderrunde (Antragszeitraum 05. Mai 2021 bis 31. Dezember 2021) des LIVE KULTUR Förderprogramms noch keine Förderung erhalten haben (Siehe Ziffer 5.5 lit. a) der Fördergrundsätze). Sollten nicht alle Fördermittel vergeben werden, können nachrangig Anträge von den übrigen Antragstellenden entsprechend der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet und beschieden werden.

Grundsätzlich gilt, dass vollständig und fristgerecht eingereichte Anträge in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet werden, sofern Fördermittel verfügbar sind. Wenn ein Antrag unvollständig ist und Unterlagen nachgefordert werden müssen, zählt als Antragseingang erst der Zeitpunkt, zu dem der Antrag vollständig ist. Nach Antragseingang werden die Anträge formal und vertieft inhaltlich geprüft. Ist ein Antrag erfolgreich geprüft, wird er schließlich durch den Abschluss eines Fördervertrages bewilligt.

Eigenmittel sind unmittelbar zur Finanzierung des Projektes eingebrachte finanzielle Mittel aus dem Vermögen der Antragsteller*innen, einschließlich Einnahmen, die im Förderzeitraum und durch das Projekt erwirtschaftet werden. Die Einnahmen aus dem Projekt können vollständig oder anteilig in dem Kosten- und Finanzierungsplan angegeben werden und müssen entsprechend nach Projektende nachgewiesen werden.
Drittmittel sind unmittelbar zur Finanzierung des Projektes eingebrachte Mittel von Dritten oder aus anderen Quellen, wie etwa andere öffentliche Förderungen, Sponsoring oder Crowdfunding.
Mit dem Antrag müssen die Antragsteller*innen versichern, im Projektzeitraum die notwendigen Eigen- und Drittmittel zur Abdeckung des Eigenanteils in Höhe von mindestens 20 Prozent der Projektausgaben aufzubringen und zur Finanzierung einzusetzen.

Grundsätzlich ist darauf zu achten, dass die Ausgaben und Einnahmen im Kosten- und Finanzierungsplan bei der Antragstellung so realistisch wie möglich dargestellt werden. Hierbei ist insbesondere realistisch zu kalkulieren, mit welchen Eintrittseinnahmen und Umsatzerlösen zum geplanten Zeitpunkt des Vorhabens zu rechnen sein wird.

Versicherungen können grundsätzlich zuwendungsfähig sein, soweit sie projektbezogen sind, also bei wirtschaftlicher Betrachtung im Einzelfall für die Durchführung des beantragten Projekts notwendig sind. Dies wäre in der Projektbeschreibung darzustellen. Bei Versicherungen zugunsten von Beschäftigten des*der Antragsteller*innen ist das Besserstellungsverbot zu beachten.

4. NACH DER FÖRDERZUSAGE: 
FRAGEN ZUR PROJEKT-DURCHFÜHRUNG

Nach Abschluss eines rechtsgültigen Fördervertrags mit der DTHG stehen Ihnen die bewilligten Fördermittel zur Verfügung. Sie können via Mittelanforderung jederzeit Mittel abrufen, die Sie a) bereits in Vorkasse (innerhalb der Projektlaufzeit) verausgabt haben oder b) innerhalb der kommenden 6 Wochen ausgeben werden. Alle Mittel, die Sie nicht innerhalb der sechs Wochen verausgabt haben, müssen umgehend zurück an die DTHG überwiesen werden und können zu einem späteren Zeitpunkt erneut abgerufen werden.

Die Mittelabrufe stellen Sie hier. Sie werden zunächst aufgefordert, Ihr Passwort einzugeben. Das Passwort finden Sie in Ihrem Fördervertrag im “Merkblatt zum Mittelabruf”. Nachdem Sie sich eingeloggt haben, füllen Sie das Formular zum Mittelabruf entsprechend aus.

Hier finden Sie eine detaillierte Ausfüllhilfe der Mittelanforderung im Antragstool:

  • „Bereits verausgabter Betrag“ – Damit ist gemeint: alle Mittel, die Sie bereits insgesamt für Ihr Projekt ausgegeben haben.
  • „Geplante Ausgaben in den nächsten sechs Wochen“ – Beachten Sie hier die 6-Wochen-Frist. Alle Mittel, die Sie nicht innerhalb dieser Zeit verausgaben können, müssen Sie bis zum Ablauf der Frist zurück an die DTHG überweisen oder es fallen Strafzinsen für diese Mittel an.
  • Deckung der Ausgaben: Grundsätzlich sind vorhandene Eigenmittel und Drittmittel immer bevorzugt (anteilig) einzusetzen. Entsprechend muss die Erklärung unter der Mittelanforderung immer angekreuzt werden. „Vorhanden“ sind in diesem Fall: a) Mittel, die durch das geförderte Projekt bereits eingenommen wurden oder b) Mittel anderer Fördereinrichtungen, welche in das Projekt eingebracht werden und bereits ausgezahlt wurden.
  • Unter ”aktuelle Mittelanforderung“ wird berechnet, wie viel der Ausgaben durch die Fördermittel der DTHG gedeckt wurden und werden. Diese Summe wird automatisch durch das Tool errechnet.
  • Sind alle Felder vollständig und richtig ausgefüllt, können Sie Ihre Mittelanforderung speichern und senden. Die fertige Mittelanforderung können Sie dann als PDF herunterladen. Bei Fragen zum Mittelabruf wenden Sie sich bitte an Ihre Projektbetreuung.

Wir bemühen uns darum, ihre Anforderungen schnellstmöglich zu bearbeiten. Im Regelfall wird Ihr Mittelabruf noch am selben Tag oder am Folgetag auf sachliche Richtigkeit überprüft. Die Gelder treffen dann innerhalb von ca. 5 Werktagen auf Ihrem Konto ein. Wenn Sie durch akut ausstehende Ausgaben in Vorkasse gehen (müssen), können Sie sich diese rückwirkend erstatten, sobald die Mittel auf Ihrem Konto sind.

Nach jeder anteiligen Auszahlung von Fördermitteln haben die Zuwendungsempfänger*innen eine Frist von 6 Wochen, um alle Mittel zu verausgaben oder nicht verausgabte Mittel zurück an die DTHG zu überweisen. Die Frist für die Abgabe des Verwendungsnachweises wird im Fördervertrag (§5) festgelegt und beträgt in der Regel zwei Monate nach Projektende maximal aber sechs Monate. Wir empfehlen Ihnen allerdings nachdrücklich, zügig nach Projektende mit der Erstellung des Verwendungsnachweises zu beginnen, bzw. jegliche Ausgaben und Einnahmen bereits während der Projektdurchführung in den entsprechenden Listen festzuhalten (s. Vorlage Verwendungsnachweis)

Nach der Zusage wird ein Fördervertrag abgeschlossen. Dieser beruht auf den Fördergrundsätzen des Programms und auf dem gestellten und geprüften Antrag. Mit Abschluss des Vertrags kann das Projekt beginnen – es sei denn es wurde ein förderunschädlicher vorzeitiger Vorhabenbeginn beantragt.
Mit Abschluss des Vertrags können nach Bedarf Projektmittel abgerufen werden, die innerhalb der nächsten sech Wochen anfallen und innerhalb dieser Frist auch verwendet werden müssen (6-Wochenfrist). Geförderte Antragsteller*in können ab dem Zeitpunkt des Vertragsschlusses auch in Vorkasse gehen und dann diese Mittel rückwirkend abrufen. Es gibt für die abzurufenden Mittel keinen Mindestbetrag.

Beim diesem Programm gilt: erhalten Sie insgesamt mehr als 200.000 EUR Zuwendung für denselben Zweck in einem Projekt, sind Sie verpflichtet das Vergaberecht bis auf wenige Vorschriften zu beachten. Die Zuwendungen können dabei auch durch mehrere Fördereinrichtungen / Stellen ausgezahlt werden. Wenn Sie die 200.000 EUR Zuwendung überschreiten, lesen Sie sich bitte die FAQ –> „Wenn ich das Vergaberecht beachten muss…“ aufmerksam durch. Offizielle Vorgaben und Regelungen finden Sie in den ANBest-P, dem Merkblatt Grundzüge der Vergabe der BKM (Bundesbeauftragte für Kultur und Medien), den aktuellen Handlungsleitlinien des BMWi und in der UVgO.
Bitte beachten Sie: die Hilfestellungen und Erklärungen dieser FAQ sind keine Rechtsberatung. Bei größeren Aufträgen raten wir Ihnen daher dringend, sich entsprechende, juristische Beratung einzuholen. Ggf. kann diese Beratung als Projektausgabe mit beantragt und gefördert werden.

Wenn Sie mit der Zuwendungssumme insgesamt 200.000 EUR nicht überschreiten, müssen Sie sich nicht an das Vergaberecht halten. Die Zuwendung ist dennoch nachweislich sparsam und wirtschaftlich zu verwenden. Was es heißt, die Fördermittel „nachweislich sparsam und wirtschaftlich“ zu verwenden, können Sie hier in den FAQ nachlesen: Was bedeutet der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit?

a) Wann muss ich ein formales Vergabeverfahren durchführen?
Aufgrund der aktuellen pandemiebedingten Krisensituation wurde das Vergaberecht insgesamt erleichtert. Laut den Handlungsleitlinien des BMWi hierzu muss bei einer Vergabe mit einem geschätzten Auftragswert ab 3.000 EUR ein Vergabeverfahren durchgeführt werden. Für alle Aufträge / Vergaben unterhalb dieses Betrags gilt jedoch der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Lesen Sie hierzu FAQ –> Was bedeutet der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit?

b) Welche Möglichkeiten und Vergabearten gibt es bei einer Vergabe ab 3.000 EUR Auftragswert?
Die Hinweise hier sind aufgrund der Komplexität des Themas nicht abschließend und eher eine erste Orientierung. Neben den oben aufgezählten Quellen finden Sie weitere Infos (ohne Gewähr) auf der Seite des Bundeswirtschaftsministeriums:
https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Wirtschaft/vergabeverfahren.html
https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Wirtschaft/vergabe-uebersicht-und-rechtsgrundlagen.html
In der Regel stehen folgende Vergabearten zur Auswahl


Erklärung der Grafik:
Aus der Tabelle wird deutlich, dass aktuell auch weniger aufwändige Vergabeverfahren wie etwa eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder eine Verhandlungsvergabe mit und ohne Teilnahmewettbewerb bis zu einem geschätzten Auftragswert von 200.000 EUR möglich sind. Wird diese Betragsgrenze überschritten, dann muss einer der Gründe (wie in der UVgO unter 8 Abs. 3 bzw. 4 aufgelistet) zutreffen. Bitte beachten Sie: diese Begründungen werden grundsätzlich sehr eng ausgelegt.
Bei einem einfachen Verfahren (ohne Teilnahmewettbewerb) werden in der Regel mindestens 5 geeignete und vergleichbare potenzielle Bieter*innen kontaktiert. Sie werden unter Beachtung der Wettbewerbsgleichheit zur Abgabe eines Angebots bzw. bei einer Verhandlungsvergabe zunächst zur Verhandlung aufgefordert bzw. eingeladen. Die abschließende Leistungsbeschreibung und die Kriterien, nach welchen das Angebot bewertet wird, sind hierbei allen potenziellen Bieter*innen mitzuteilen.

c) Welches Vergabeverfahren soll ich wählen?
Die Wahl des Vergabeverfahrens ist stark davon abhängig welcher Art die benötigte Leistung / Lieferung ist. Wie komplex ist die Leistungsbeschreibung und kann diese abschließend formuliert werden? Diese Einzelfallentscheidung können wir pauschal nicht beantworten. Wir raten Ihnen bei großen Zweifeln, sich an einen juristischen Experten, eine juristische Expertin auf dem Gebiet zu wenden. Die richtige Begründung für das gewählte Vergabeverfahren sowie die lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation des gesamten Prozesses sind wesentlich für das Einhalten des Vergaberechts.

d) Wie sieht ein Vergabevermerk aus?
Für einen Vergabevermerk können wir keine formale Vorlage vorgeben. Wesentlich an dem Vermerk ist jedoch die lückenlose Dokumentation und Begründung aller Schritte im Prozess der Vergabe. Sie beginnt mit dem Moment, in dem die benötigte Leistung formuliert und deren Auftragswert geschätzt wird und endet mit der Auftragsvergabe. Laut Punkt V im Merkblatt der Bundesbeauftragten für Kultur und Medien „Grundzüge der Vergabe“, welches Bestandteil Ihres Fördervertrags ist, sollte mindestens folgendes (wenn zutreffend) dokumentiert werden:

  • die Gründe für die Anwendung der Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und der Verhandlungsvergabe,
  • die Gründe für den Verzicht auf die Vergabe von Teil- und Fachlosen,
  • die Gründe, warum der Gegenstand des Auftrags die Vorlage von Eignungsnachweisen erfordert und ggf. warum in diesen Fällen Nachweise verlangt werden müssen, die über die Eigenerklärungen hinausgehen,
  • die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und
  • die Gründe für ihre Auswahl,
  • die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Ablehnung,
  • den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebotes,
  • die Gründe, aus denen der Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags oder einer Rahmenvereinbarung verzichtet hat.

Neben der Dokumentation / dem Vergabevermerk gehören auch die Angebote und die Teilnahmeanträge und ihre Anlagen zu den Vergabeunterlagen.

Grundsätzlich sind öffentliche Fördergelder immer sparsam und wirtschaftlich zu verwenden, auch wenn das Vergaberecht nicht beachtet werden oder kein formales Vergabeverfahren durchgeführt werden muss.

Um die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nachweisen zu können, sollten Sie vor jeder Auftragsvergabe oder Anschaffung einen einfachen Preisvergleich von mindestens drei Angeboten durchführen und dokumentieren. Sie können hierfür geeignete Anbieter zur Angebotsabgabe auffordern oder z.B. online Preise recherchieren und diese per Screenshot dokumentieren. Sollte es bei der Prüfung Ihres Verwendungsnachweises Zweifel an der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der Mittel geben, können Sie diese belegen. Das bedeutet andersherum: Ausgaben können nachträglich als nicht förderfähig eingestuft werden, wenn sie unplausibel hoch ausfallen und Mittel dafür ohne einen Preisvergleich verwendet wurden. In dem Fall sind ggf. bereits ausgezahlte Fördermittel wieder zurückzuzahlen.

Durch Ihre Projektbeschreibung und die Beschreibung der geplanten Maßnahmen werden Zweck und Ziel der Förderung festgelegt. Diese können nach einer Bewilligung grundsätzlich nicht mehr geändert werden. Sollte es zu unerwarteten notwendigen Veränderungen Ihres Projekts kommen, nehmen Sie bitte schnellstens Kontakt mit ihrer Projektberteuung auf und zeigen Sie diese Änderungen an.

Sollte ein Projekt pandemiebedingt (z.B. durch eine weitere Welle) nicht oder vorerst nicht durchgeführt werden können, ist zu prüfen, ob und wie das Projekt inhaltlich und ggf. zeitlich angepasst umgesetzt werden kann. In jedem Fall sollte umgehend Kontakt mit der Projektbetreuung aufgenommen werden, um das weitere Vorgehen zu besprechen.

Jede*r Antragsteller*in bzw. Zuwendungsempfänger*in ist anzeigepflichtig, sobald sich der Ausgaben- und Finanzierungsplan ändert oder eine bewilligte Maßnahme nicht realisiert werden kann. Im Sinne der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit hat der*die Antragsteller*in bzw. Zuwendungsempfänger*in Ausgaben, die vermieden werden können, auch nicht zu generieren.

Der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht (1) und einem zahlenmäßigen Nachweis mit integrierter Belegliste (2).

Der Sachbericht (1) muss mindestens eine DIN A4 Seite lang sein. Er muss in deutscher Sprache und in ganzen Sätzen verfasst werden. Ein Sachbericht in Form einer Veranstaltungsauflistung ist nicht ausreichend. Die Auflistung der stattgefundenen Veranstaltungen ist dem Sachbericht ergänzend beizufügen. Ohne Abgabe eines Sachberichts ist der Verwendungsnachweis nicht vollständig und kann nicht anerkannt werden.
Der Sachbericht sollte sich auf die Ausgaben- und Einnahmenliste beziehen und darüber hinaus folgende Fragen beantworten:

  • Welche Projektziele wurden wie erreicht?
  • Situationsanalyse
  • Ausblick
  • Welche Maßnahmen wurden mit welchen Ergebnissen umgesetzt und wie spiegeln sich diese im Kosten- und Finanzierungsplan wider?
  • Beschreibung der größeren Ausgabenpositionen
  • Auswirkungen der Ausgaben bei Änderungen
  • Inwieweit haben die umgesetzten Maßnahmen den Förderzweck erfüllt?
  • Anzahl der durchgeführten Veranstaltungen im Vergleich zum geplanten Projektinhalt
  • Erreichte Zuschauer*in-/Besucher*innenzahl

Bitte verwenden Sie für den zahlenmäßigen Nachweis mit integrierter Belegliste (2) die Vorlage der DTHG. Auf dem zweiten Tabellenblatt dieser Vorlage finden Sie eine Anleitung, wie der Nachweis Schritt für Schritt zu erstellen ist.
Der zahlenmäßige Nachweis besteht aus einer Ausgaben- und Belegliste und einer Einnahmen- und Belegliste, in welcher die förderfähigen Ausgaben sowie die Einnahmen bzw. Deckungsmittel im Projekt chronologisch aufgelistet werden. Es wird empfohlen alle Ausgaben aus dem Projekt, mindestens aber bis zur Höhe der ausgezahlten Förderung aufzuführen.
Bitte beachten Sie: Wenn das geförderte Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt ist, können unter den einzelnen Positionen in der Ausgaben- und Belegliste sowie der Einnahmen- und Belegliste nur die Nettobeträge geltend gemacht werden.

Weitere wichtige Informationen zu anrechenbaren Belegen und deren Anforderungen für den Verwendungsnachweis finden Sie in der Folge-FAQ ,,Anforderungen an Belege für den Verwendungsnachweis.“
Der vollständige Verwendungsnachweis ist fristgerecht als Datei (.xlsx , .xls) und als von der/den zeichnungsberechtigten Personen unterschriebener Scan (.pdf) über das Kontaktformular hochzuladen.
Bitte sehen Sie davon ab, den Verwendungsnachweis postalisch an uns zu richten. Ausschließlich der erfolgreiche Upload ist ausschlaggebend für eine fristgerechte Einreichung.

Es können nur Ausgaben angerechnet werden, die innerhalb des Projektzeitraums oder im Leistungszeitraum (bei pandemiebedingt abgesagten oder umgeplanten Veranstaltungen) liegen.
Somit können Rechnungen, die vor oder nach Ende des Projektzeitraums bzw. Leistungszeitraums erstellt wurden, nicht anerkannt werden. Das bedeutet: Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Tag der Zahlung müssen innerhalb des Projektzeitraums liegen.
Es können nur Rechnungen eingereicht werden, die an den*die Antragsteller*in gerichtet sind und den Formalitäten laut § 14 Abs. 4 UStG entsprechen. Zudem ist wichtig, dass alle Belege mit der Projektnummer versehen sind, damit sie dem geförderten Projekt eindeutig zugeordnet werden können.
In begründeten Fällen (Umzug des*der Antragstellers*in, Fusion mit anderen Unternehmen u. ä.) können Ausnahmen genehmigt werden. Jedoch müssen diese vorher der DTHG schriftlich angezeigt werden.
Allen Positionen im Verwendungsnachweis ist ein Beleg per Lfd. Nr. zuzuordnen und die auf dem Beleg angezeigte Belegnummer (entspricht Rechnungsnummer) entsprechend im Verwendungsnachweis einzutragen.
Betroffen sind Belege, die entweder

  1. Ausgaben
  • Rechnungen / Verträge / Stundenzettel (zur Vorlage Stundenerfassung)
  • die entsprechenden Zahlungsnachweise (Kontoauszug/Quittung)
  • Bei Zuwendungsempfänger*innen, die mehr als 200.000 EUR Zuwendung im Projekt erhalten haben, sind zudem sämtliche Vergabeunterlagen für eine Prüfung bereit zu halten

       2. Einnahmen/Deckungsmittel

  • Belege über Einnahmen und Deckungsmittel (z.B. Fördervertrag/Förderzusage, wenn zusätzliche Fördermittel ins Projekt eingebracht wurden, Spendenbescheinigungen oder Ticketrapporte etc.)
  • die entsprechenden Zahlungsnachweise (Kontoauszug/Quittung)

zuzuordnen sind.
Belege werden nicht mit dem Verwendungsnachweis eingereicht. Der*Die Zuwendungsempfängerin ist jedoch verpflichtet, diese auf Nachfrage vorzulegen und für weitere 10 Jahre im Original aufzuheben.

Anforderungen an Rechnungen und Quittungen
Rechnungen (über 250,00 Euro brutto) enthalten folgende Angaben:

  • Vollständiger Name und Anschrift des*der Leistenden
  • Vollständiger Name und Anschrift des*der Leistungsempfängers*in
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer oder Steuernummer des*der Rechnungssteller*in
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung, auch wenn mit Ausstellungsdatum identisch (Monatsangabe reicht aus)
  • Entgelt, ggf. nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselt
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts, soweit nicht schon im Preis berücksichtigt (z.B. Skonti, Boni, Rabatte)
  • Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Auf Entgelt entfallender Steuerbetrag

Quittungen (bis 250,00 Euro brutto) müssen folgende Angaben enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des*der Leistenden
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe = Bruttobetrag
  • Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Für im Projekt angestellte Personen (Personalausgaben für festangestelltes Personal oder Minijobber*innen/Arbeitsleistung als Eigenleistung) muss jeweils ein Stundenzettel erstellt werden. Diese muss durch den*die Antragsteller*in und die Person, welche die Arbeitsstunden erbracht hat, unterschrieben sein und folgende Informationen beinhalten: Namen der*des Tätigen, Datum, Dauer und Art der Leistung.
Bitte beachten Sie, dass ausschließlich Arbeitsstunden gefördert werden können, die im Rahmen des Projekts geleistet werden.
Eine Vorlage zur Stundenerfassung finden Sie hier.

Als Beleg gelten Ihre Kontoauszüge, auf denen die Fördermittelauszahlungen im Verwendungszweck neben Angabe von Projektnummer und -name als Bundeszuwendung aufgeführt sind. Der Fördervertrag dient dabei als Grundlage der Zahlungen.

Steuerrechtliche Fragen sind jeweils individuell mit dem*der jeweiligen Steuerberater*in zu klären. Als Hinweis für diese verweisen wir hier bezüglich der Umsatzsteuer auf den Abschnitt 10 des Umsatzsteueranwendungserlasses.

Dieser Hinweis stellt keine verbindliche Steuerberatung dar. Bei detaillierteren Fragen wenden Sie sich im Zweifel bitte immer an eine*n Steuerberater*in bzw. Wirtschaftsprüfer*in.

TUTORIAL VERWENDUNGSNACHWEIS